Na wstępie należy wspomnieć o pierwszym sposobie kwalifikacji kosztów, jakie generuje własna firma: koszty stałe i koszty zmienne. Zacznijmy od bliższego przyjrzenia się tym pierwszym.

Do kosztów stałych należą takie, które nie zmieniają się w długiej perspektywie. Nie chodzi tu o ich wysokość, która może być zmienna, lecz o to, że pojawiają się w stałych odstępach czasowych, np. co miesiąc. Na występowanie kosztów stałych nie wpływają żadne czynniki zewnętrzne, np. zwiększenie produkcji w ramach prowadzonej działalności gospodarczej lub podwyższenie osiąganych dochodów. 

Co dokładnie może zaliczać się do tej kategorii? Stały koszt dla firmy mogą stanowić m.in.:

• czynsz administracyjny lub za wynajem lokalu wykorzystywanego do prowadzenia działalności gospodarczej,
• opłaty za media, np. prąd, wodę, gaz, Internet czy abonament telefoniczny,
• pensje wypłacane zatrudnionym pracownikom,
• koszty obsługi księgowej,
• odpisy amortyzacyjne,
• składka ubezpieczenia firmy.

W opozycji do tego co powyżej, za koszty zmienne można uznać takie, które ulegają podwyższeniu lub obniżeniu w odpowiedzi na zmianę wolumenu produkcji lub usług świadczonych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Gdy produkcja ulega zwiększeniu, rośnie też zapotrzebowanie na niezbędne surowce do wyrobu produktów, pobór prądu przez maszyny produkcyjne, a nawet liczba roboczogodzin pracowników, którzy je obsługują. Analogicznie, zmniejszenie produkcji lub liczby godzin poświęconych na realizację usług doprowadzi do obniżenia kosztów zmiennych firmy.

Koszty zmienne mają charakter czasowy. To oznacza, że występują w określonym przedziale czasowym, np. w odpowiedzi na przyjęcie jednorazowego zlecenia, które musi zostać zrealizowane w wyznaczonym terminie. Po uporaniu się z tym zadaniem koszty te powrócą do wcześniejszego poziomu – albo spadną lub ponownie wzrosną, w odpowiedzi na zainteresowanie klientów działaniami firmy. 

Obecność kosztów zmiennych nie zależy od wielkości biznesu i może je generować nawet firma jednoosobowa. Koszty zaliczające się do tej kategorii to m.in.:

• wynagrodzenie za pracę, np. naliczane na akord albo nadgodziny,
• rabaty przy zakupie większej partii materiałów i surowców,
• koszty mediów wykorzystywanych w ramach prowadzonej działalności, np. większy pobór prądu czy większe zużycie ogrzewania.

Podziału kosztów firmowych można dokonać także z uwzględnieniem innego kryterium, a dokładnie ich charakteru. Taka klasyfikacja zakłada istnienie dwóch rodzajów: kosztów operacyjnych i kapitałowych, które występują również pod nazwą finansowych. Co warto o nich wiedzieć?

Za koszty operacyjne (ang. OPEX – Operating Expenditure) uchodzą takie, które wynikają z chęci utrzymania standardowej, operacyjnej działalności firmy. Mowa tu zatem o wydatkach niezbędnych do tego, by prowadzić produkcję nastawioną na sprzedaż lub świadczyć usługi w określonym zakresie na rzecz klientów. Biorąc to pod uwagę, do kosztów operacyjnych można zaklasyfikować m.in. te związane z:

• obsługą sprzedaży,
• marketingiem,
• obsługą klienta,
• opłatami licencyjnymi, jeśli wymaga ich dany zakres działalności,
• podatkami od nieruchomości,
• wydatkami biurowymi,
• ubezpieczeniem firmy,
• mediami wykorzystywanymi w ramach prowadzonej działalności,
• pensjami pracowników,
• zakupem surowców i materiałów niezbędnych w procesach produkcyjnych,
• konserwacją i naprawą parku maszyn oraz narzędzi niezbędnych w codziennej pracy.

W opozycji do tych wydatków stoją koszty kapitałowe (ang. CAPEX – Capital Expenditure), które służą inwestowaniu w kapitał lub środki trwałe. Może się do tego zaliczać chociażby:

• zakup maszyn i narzędzi potrzebnych do świadczenia usług w danym zakresie,
• zakup niezbędnych patentów,
• odsetki od kredytów, 
• dywidendy dla akcjonariuszy.

Za osobną grupę kosztów firmowych można też uznać te dotyczące obsługi administracyjnej i księgowej. Chociaż nie mają one bezpośredniego związku z produkcją lub świadczeniem usług na rzecz klientów, to jednak służą do zarządzania firmą i w efekcie okazują się niezbędne do jej funkcjonowania. Należą do nich np.:

• opłaty za usługi księgowe,
• pensje personelu biurowego,
• opłaty za usługi świadczone przez prawników lub różnego rodzaju konsultantów,
• abonament na oprogramowanie używane w biurze,
• opłaty za licencje i pozwolenia,
• opłaty za wyposażenie i akcesoria biurowe,
• opłaty bankowe.

Cechą charakterystyczną dużej części kosztów administracyjnych i biurowych jest to, że można ich uniknąć. Dla przykładu, niektóre usługi można świadczyć z domu, bez wynajmowania czy kupowania osobnej przestrzeni biurowej. Jeśli dysponujesz odpowiednimi umiejętnościami, poradzisz też sobie samodzielnie z marketingiem, sprzedażą, a nawet prowadzeniem firmowych rozliczeń. 

Decydując się na oddelegowanie tych obowiązków innym osobom, możesz jednak zyskać więcej czasu na działanie w kierunku, który najbardziej Cię interesuje – czyli rozwoju własnej działalności. Dodatkowo, wydatki na cele administracyjne i biurowe mogą być kosztami, które później odliczysz od przychodów.

Do kosztów firmy można zaliczyć także zakup ubezpieczenia, które jest konieczne dla prowadzonej działalności. Poza kilkunastoma branżami, w których prawo nakazuje zakup OC zawodowego z określoną sumą gwarancyjną, większość przedsiębiorców nie ma obowiązku ubezpieczania swojej działalności. Brak obowiązku posiadania ubezpieczenia firmowego nie powinien jednak oznaczać rezygnacji z niego. Okazuje się bowiem, że zakup nieobligatoryjnych produktów ubezpieczeniowych niesie za sobą wiele korzyści. 

Jedną z nich jest bez wątpienia możliwość wliczenia składki w koszty uzyskania przychodu i tym samym obniżenia podstawy do opodatkowania. Na kwestię ubezpieczenia warto jednak spojrzeć również z innej perspektywy. Jego posiadanie oznacza większe poczucie bezpieczeństwa podczas prowadzenia własnej firmy. Nie martwiąc się potencjalnymi problemami związanymi z konsekwencjami finansowymi, możesz skupić się na świadczeniu usług na rzecz klientów lub na rozwoju biznesu. Jeśli w międzyczasie wystąpi szkoda, może zostać zlikwidowana z ubezpieczenia, co ograniczy straty firmy. .

Należy też zwrócić szczególną uwagę na OC ubezpieczającego za szkody osobowe lub szkody rzeczowe, które nie zapewnia odszkodowania Tobie, lecz osobom trzecim w razie wystąpienia u nich szkody osobowej lub rzeczowej w związku z prowadzoną przez Ciebie działalnością. Wbrew pozorom, do takich szkód dochodzi stosunkowo często i właściciele firm nie zawsze mają możliwość wyeliminowania wszelkiego ryzyka w tym zakresie. Zapewnienie sobie ochrony przed finansowymi skutkami takich zdarzeń można zatem uznać za korzystną opcję.

O ile koszty założenia firmy w Polsce są zerowe lub relatywnie niskie, o tyle na późniejszym etapie prowadzenia działalności z pewnością się pojawią. Ich obecność nie musi kojarzyć się negatywnie z kolejnymi wydatkami. Generowanie kosztów jest mechanizmem, który warto rozpatrywać w pozytywnych kategoriach, gdyż pozwala optymalizować kwestie podatkowe, a w długiej perspektywie zwiększać rentowność biznesu.

Rozważasz założenie firmy? Koszty i chęć zoptymalizowania kwestii podatkowych nie powinny przesłaniać Ci tego, co najważniejsze z punktu widzenia przedsiębiorcy: bezpieczeństwa finansowego i skupienia na prowadzeniu oraz skalowaniu biznesu. Te dwie potrzeby można zresztą połączyć. Koszty założenia firmy mogą obejmować również składkę ubezpieczenia.

Dla dużej części przedsiębiorców ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej jest nieobowiązkowe, podobnie jak inne produkty ubezpieczeniowe skierowane do właścicieli firm. Mimo wszystko warto rozważyć zakup, biorąc pod uwagę zalety, jakie niesie za sobą ich posiadanie.

Jeśli zastanawiasz się nad zakupem ubezpieczenia firmy, przyjrzyj się ofercie LINK4. Wybrany produkt możesz kupić, dzwoniąc pod numer 668 444 444 i rozmawiając z doradcą na infolinii. Ewentualne wątpliwości czy pytania możesz też przygotować w formie pisemnej i wysłać na adres biznes@link4.pl.

Szczegółowe informacje o produktach, limitach i wyłączeniach, a także OWU dostępne są na stronie www.link4.pl.

Sprawdź też: Ubezpieczenie domu mieszkania Toruń, Ubezpieczenie domu mieszkania Koszalin

Jakie rodzaje ubezpieczeń firmowych można wybrać?

Do wyboru masz przede wszystkim ubezpieczenie mienia w różnych wariantach, ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością, ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków, ubezpieczenie assistance czy ubezpieczenie pomoc prawna. To od Ciebie zależy, czy zdecydujesz się tylko na jeden z nich, czy postawisz na kompleksowy zakres ochrony obejmujący kilka produktów.

Czy każda firma powinna mieć ubezpieczenie OC (odpowiedzialności cywilnej)?

Nie każdy właściciel własnej firmy ma obowiązek zakupu tego produktu. Występuje on w odniesieniu do konkretnych branż, np. dla farmaceutów, architektów, agentów ubezpieczeniowych czy osób z szeroko rozumianej branży prawniczej. W przypadku przedstawicieli pozostałych zawodów zakup OC jest nieobowiązkowy, ale posiadanie tego produktu zapewnia wiele korzyści, więc warto to przemyśleć.

Jakie korzyści płyną z posiadania ubezpieczenia mienia dla firmy?

Mając ubezpieczenie mienia, nie musisz martwić się stratami finansowymi mogącymi wyniknąć z uszkodzenia, zniszczenia lub utraty mienia, które wchodzi w skład majątku firmy – na skutek czynników losowych (np. pożaru, powodzi, gradu, deszczu nawalnego), kradzieży z włamaniem, rabunku w miejscu zdarzenia lub dewastacji.

Czy istnieją specjalne ubezpieczenia dla różnych branż lub rodzajów działalności?

W niektórych branżach prawo nakazuje właścicielom zakup obowiązkowego ubezpieczenia OC z sumą gwarancyjną na minimalnym poziomie określonym przez Rozporządzenie Ministra Finansów. W jeszcze innych branżach przydatne okażą się dodatkowe rozszerzenia zakresu ochrony ubezpieczeniowej. Przykładowo, w LINK4 możesz kupić klauzulę ubezpieczenia OC dla podmiotów prowadzących punkty gastronomiczne lub klauzulę ubezpieczenia OC z tytułu prowadzenia warsztatów samochodowych.

Jakie czynniki wpływają na wysokość składki ubezpieczenia firmy?

Składka ubezpieczenia jest zawsze wyliczana przy uwzględnieniu indywidualnych czynników dotyczących zarówno właściciela firmy, jak i prowadzonego przez niego biznesu. Jej wysokość może zależeć m.in. od typu działalności, branży, wielkości firmy (np. liczby pracowników) czy wreszcie wartości majątku firmowego.