Ewidencja przebiegu pojazdu – kiedy powinieneś ją zastosować i co powinna zawierać?

Ewidencja przebiegu pojazdu (zwana również kilometrówką) to dokument zawierający informacje na temat szczegółów podróży odbywanych samochodem w celach służbowych. Pozwala jasno stwierdzić, w jakim celu i zakresie używany był samochód.

Ewidencja przebiegu pojazdu odpowiada na kilka kluczowych pytań:

• Kto prowadził pojazd?
• Kiedy odbywał się przejazd?
• Skąd i dokąd?
• W jakim celu?
• Ile kilometrów zostało pokonanych?

Prowadzenie ewidencji jest dobrowolne, ale może stanowić podstawę do odliczenia kosztów prowadzenia działalności albo pomóc w doskonaleniu firmowych procesów.

Oto przykłady sytuacji, w których prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest wymagane:

• z punktu widzenia pracownika: ewidencja przebiegu pojazdu stanowi podstawę zwrotu kosztów dla pracownika, jeśli korzysta on z prywatnego samochodu w celach służbowych;
• z punktu widzenia przedsiębiorcy: ewidencja przebiegu pojazdu stanowi podstawę do odliczania od podstawy opodatkowania kosztów prowadzenia działalności, wynikających z eksploatacji pojazdu firmowego.

Ewidencja przebiegu pojazdu może być prowadzona w formie papierowej (na własnych lub gotowych drukach) bądź w formie elektronicznej, np. w arkuszu kalkulacyjnym albo w przeznaczonym do tego celu programie komputerowym. Wybór metody ewidencjonowania zależy od przedsiębiorcy.

Kwestie dotyczące ewidencji przebiegu pojazdu regulują różne akty prawne:

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – określa obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w celu odliczenia 100% podatku VAT od zakupu samochodu (używanego wyłącznie do użytku prowadzonej działalności gospodarczej) oraz wydatków eksploatacyjnych, łącznie z kosztami paliwa;
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – określa obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w celu odliczenia 100% podatku dochodowego od wydatków ponoszonych na eksploatację samochodu firmowego (używanego wyłącznie do użytku prowadzonej działalności gospodarczej);

Jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych, przedsiębiorca może odliczyć tylko 50% podatku VAT od wydatków związanych z eksploatacją tego pojazdu (np. paliwo, naprawy, części zamienne)​. Nie ma wtedy obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Do końca 2018 r. przedsiębiorcy, którzy wykorzystywali prywatne samochody w celach służbowych, musieli prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, aby móc wliczać wydatki związane z eksploatacją tych pojazdów do kosztów uzyskania przychodów.

Od stycznia 2019 r. przedsiębiorcy, którzy używają prywatnych samochodów w działalności gospodarczej, mogą odliczyć tylko 20% wydatków związanych z eksploatacją tych pojazdów bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu​.

Ponadto przedsiębiorcy mogą odliczyć 75% wydatków eksploatacyjnych (również bez potrzeby prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu), jeśli pojazd jest użyczony lub wynajęty na krótki okres​.

Obowiązek ewidencjonowania przebiegu pojazdu ma zastosowanie w sytuacji, kiedy przedsiębiorca chce odliczyć 100% wydatków eksploatacyjnych i VAT. Taka sytuacja dotyczy wyłącznie samochodów stanowiących środki trwałe firmy lub używanych na podstawie umowy leasingu, najmu długoterminowego czy dzierżawy.

Rodzaj informacji, jakie musi zawierać ewidencja przebiegu pojazdu, zależy od celu prowadzenia tej ewidencji. Jednym z najczęstszych powodów prowadzenia takiej ewidencji są kwestie podatkowe.

Jeżeli prowadzisz firmę i posiadasz samochód, z którego korzystasz wyłącznie w celach służbowych, masz prawo zaliczyć wszystkie koszty eksploatacyjne do kosztów uzyskania przychodu, a także w pełni odliczyć podatek VAT.

W związku z tym musisz udowodnić, że Twój samochód służy Ci wyłącznie do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Właśnie z tego powodu konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług (VAT) oraz ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) – przedsiębiorca jest zobowiązany udokumentować przebieg auta poprzez prowadzenie ewidencji zawierającej następujące informacje:

• numer rejestracyjny pojazdu;
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
• przebieg pojazdu (stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego) na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem;
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Na potrzeby rozliczania kilometrówki pomiędzy pracownikiem a pracodawcą (w sytuacji, w której pracownik korzysta z prywatnego samochodu do celów służbowych), ewidencja kilometrów powinna zawierać identyczne informacje, a dodatkowo określać stawkę za każdy kilometr przebiegu oraz łączną kwotę należną pracownikowi za eksploatację pojazdu.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu bywa obowiązkiem, ale może mieć też znaczenie czysto praktyczne. Wyróżnia się 3 główne korzyści, które wynikają z prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu:

• ułatwienie rozliczeń podatkowych;
• kontrola kosztów eksploatacji pojazdów;
• poprawa zarządzania flotą pojazdów.

W aspekcie podatkowym prowadzenie kilometrówki jest obowiązkiem, ale z punktu widzenia menedżerskiego, regularne prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu umożliwia śledzenie i kontrolowanie wszystkich wydatków związanych z użytkowaniem pojazdów. Dzięki temu Ty, jako przedsiębiorca, możesz dokładnie monitorować koszty paliwa, serwisów, napraw oraz innych wydatków eksploatacyjnych.

Co więcej, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dostarcza cennych danych na temat użytkowania i stanu technicznego poszczególnych pojazdów. Dzięki tym informacjom możesz lepiej planować serwisowanie pojazdów, a także optymalizować trasę i wykorzystanie samochodów.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu wymaga precyzyjnego zapisywania każdego wyjazdu, w tym daty, celu podróży, liczby przejechanych kilometrów oraz innych istotnych informacji. Taki obowiązek zawsze spoczywa na kierowcy pojazdu. 

Przedsiębiorca powinien uczulić swoich pracowników, aby rzetelnie ewidencjonowali przebieg samochodu firmowego. Jest to kluczowe, ponieważ ewidencja przebiegu pojazdu stanowi podstawę do rozliczeń podatkowych i może być kontrolowana przez organy podatkowe.

Aplikacje mobilne i systemy GPS mogą znacznie usprawnić proces ewidencji przebiegu pojazdu. W tym przypadku kluczowe są dwie funkcje: automatyczna rejestracja tras oraz generowanie raportów.

Aplikacje do zarządzania flotą automatycznie śledzą ruch pojazdów za pomocą technologii GPS. Eliminuje to potrzebę ręcznego wpisywania danych. Wówczas każda trasa rejestrowana jest wraz z informacjami o czasie i dystansie, co zapewnia dokładność i rzetelność danych. Dzięki temu Ty jako przedsiębiorca możesz łatwo monitorować wykorzystanie pojazdów, a także generować szczegółowe raporty niezbędne do celów podatkowych i księgowych.

Poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki, jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Pozwoli Ci one usprawnić cały proces i zminimalizować ryzyko pojawienia się błędów. 

Wybierz odpowiednie narzędzie

W dobie rozwoju cyfryzacji zaleca się ewidencjonowanie przebiegu w sposób elektroniczny, najlepiej z wykorzystaniem urządzeń i systemów GPS, które automatycznie rejestrują trasę i generują odpowiednie raporty. Automatyzacja zmniejsza ryzyko błędów ludzkich i poprawia dokładność danych​.

Jeżeli na obecnym etapie działalności przedsiębiorstwa wdrożenie takich systemów jest niemożliwe lub nieopłacalne (np. z powodu niewielkiej liczby pojazdów), wystarczającym rozwiązaniem będzie prowadzenie ewidencji w przeznaczonym do tego celu programie lub zwykłym arkuszu kalkulacyjnym.

Jeśli ewidencja prowadzona jest w formie papierowej, powinna być odpowiednio zabezpieczona i znajdować się w stałym miejscu. Dzięki temu nie będzie narażona na uszkodzenie lub zagubienie. W takiej sytuacji dobrym rozwiązaniem jest równoległe prowadzenie ewidencji papierowej (w samochodzie) i elektronicznej w biurze.

Prowadź ewidencję systematycznie

Każda podróż powinna być zarejestrowana natychmiast po jej zakończeniu, aby uniknąć zapomnienia szczegółów. Systematyczne podejście minimalizuje ryzyko błędów i utraty danych​.

Oprócz tego regularnie przeglądaj i aktualizuj ewidencję, aby upewnić się, że wszystkie dane są poprawne i aktualne. Przeglądy mogą być wykonywane co miesiąc lub kwartał, w zależności od ilości samochodów lub celu prowadzenia ewidencji. Regularne monitorowanie ewidencji pomaga szybko korygować wszelkie nieścisłości. Audyty pomagają również w identyfikacji obszarów do poprawy.

Edukuj swoich kierowców

Upewnij się, że wszyscy pracownicy korzystający z pojazdów służbowych są przeszkoleni w zakresie prowadzenia ewidencji przebiegu. Jasne instrukcje i regularne szkolenia pomagają utrzymać wysoki standard rzetelności danych.

Każdy samochód powinien posiadać obowiązkowe ubezpieczenie OC. W LINK4 możesz wykupić Pakiet OC z Programem Pomocy z Samochodem Zastępczym i Assitance Opony. W ramach pakietu możesz liczyć na pomoc drogową i holowanie pojazdu do 100 km od miejsca wypadku, samochód zastępczy do 3 dni w razie wypadku lub kradzieży pojazdu oraz pomoc w wymianie koła.

Rozważ także ubezpieczenia dodatkowe, które dadzą Ci większe poczucie bezpieczeństwa na drodze. W LINK4 z OC możesz wykupić AC zawierane w formule All Risk. Dzięki niemu możesz liczyć na odszkodowanie na naprawę samochodu w razie stłuczki lub wypadku (także z Twojej winy), działania sił natury (np. zniszczenia karoserii przez grad) czy osób trzecich (np. zarysowanie karoserii kluczykiem na parkingu).

Skorzystaj z kalkulatora na stronie www.link4.pl i sprawdź wysokość składki swojego ubezpieczenia. Możesz również skontaktować się z nami telefonicznie pod numerem 22 444 44 23 lub spotkać się z jednym z agentów współpracujących z LINK4. 

Szczegółowe informacje o produktach, limitach i wyłączeniach, a także OWU dostępne są na stronie www.link4.pl.

Zobacz też: Ubezpieczenie OC Słupsk, Ubezpieczenie OC Częstochowa

Ewidencja przebiegu pojazdu jest kluczowym narzędziem dla przedsiębiorców, którzy chcą dokładnie dokumentować użytkowanie swoich pojazdów służbowych i optymalizować koszty podatkowe. Prowadzenie ewidencji może być bardzo proste, pod warunkiem trzymania się kilku ważnych zasad.

Regularne i dokładne prowadzenie ewidencji pomaga nie tylko w rozliczeniach podatkowych, ale także w lepszym zarządzaniu pojazdami i kontrolowaniu kosztów eksploatacji.

Jak prawidłowo prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Sposób prowadzenia ewidencji zależy od tego, do jakich celów jej potrzebujesz. Ewidencję przebiegu pojazdu możesz prowadzić w różnych formach. Zaleca się prowadzenie ewidencji z wykorzystaniem rozwiązań telematycznych (systemy GPS) lub informatycznych (aplikacje flotowe, arkusze kalkulacyjne). 

Czy każda firma musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Nie. Ewidencja przebiegu pojazdu jest wymagana tylko w konkretnych przypadkach:

• jest wymagana do rozliczenia pracownika, jeśli korzysta on ze swojego prywatnego samochodu w celach służbowych;
• jest wymagana dla celów podatkowych, jeśli przedsiębiorca chce zaliczyć koszt zakupu samochodu i koszty eksploatacyjne do kosztów prowadzenia działalności.

Jakie są konsekwencje braku ewidencji przebiegu pojazdu?

Konsekwencje braku ewidencji przebiegu pojazdu zależą od tego, do jakich celów ewidencja miała służyć. W przypadku chęci zaliczenia kosztu zakupu samochodu i kosztów eksploatacyjnych do kosztów prowadzenia działalności, nieprowadzenie ewidencji skutkuje brakiem uprawnień do otrzymania ww. korzyści podatkowych.

Na tej samej zasadzie, nieprowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu w celu zwrotu kosztów dla pracownika, który korzysta z prywatnego samochodu w celach służbowych, skutkuje brakiem prawa do zaliczenia zwróconej pracownikowi kwoty do kosztów uzyskania przychodu.

Jakie technologie mogą ułatwić prowadzenie ewidencji?

Dla mniejszych firm przydatne mogą być arkusze kalkulacyjne, które umożliwiają ręczne, ale elastyczne prowadzenie ewidencji – wedle stworzonych samodzielnie rubryk. Z kolei firmy operujące większą liczbą pojazdów mogą wykorzystać systemy GPS oraz dedykowane aplikacje flotowe.

Systemy GPS automatycznie śledzą trasy pojazdów, dzięki czemu eliminują potrzebę ręcznego wpisywania danych. Z kolei aplikacje flotowe oferują zaawansowane funkcje monitorowania i raportowania. Mogą być również zintegrowane z systemami GPS. Automatyzacja ewidencji wpływa pozytywnie na systematykę oraz dokładność w jej prowadzeniu.

Źródła:

1. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19910800350/U/D19910350Lj.pdf
2. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20040540535/U/D20040535Lj.pdf
3. https://www.biznes.gov.pl/en/publikacje/2285-samochodprywatny-cel-sluzbowy