Podróż służbowa to termin, którego definicję można wyczytać w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, a mianowicie w poniższym fragmencie:

Art. 775

• 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Korzystając z tych informacji, można zdefiniować podróż służbową jako taką, która spełnia jednocześnie trzy warunki:

• odbywa się na polecenie pracodawcy,
• służy wykonaniu zadania służbowego,
• ma miejsce poza stałym miejscem pracy lub poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy. 

Podsumowując, podróż służbowa oznacza sytuację wyjątkową, która różni się od standardowych obowiązków służbowych względem pracodawcy. Z tego powodu konieczne jest otrzymanie specjalnego polecenia nakazującego jej odbycie. Takim wyjazdem może być zagraniczna lub krajowa podróż służbowa. Dodatkowo, musi on przejawiać charakter incydentalny. Jeśli podróż ma charakter generalny (np. pracownik w każdy piątek pracuje z innego biura niż przez resztę tygodnia) nie można tu mówić o podróży służbowej.

Warto zastanowić się nad jeszcze jedną kwestią, a mianowicie: czy możliwa jest podróż służbowa w weekend? Okazuje się, że nic nie stoi na przeszkodzie temu, by posłać Cię na taki wyjazd w dzień ustawowo wolny od pracy. Z drugiej strony, podróż służbowa w weekend oznacza możliwość odebrania sobie za to dnia wolnego.

Przykładem podróży służbowej może być sytuacja, w której pracodawca wysyła informatyka na jeden dzień do drugiej siedziby firmy, aby zaktualizował systemy i sprawdził ich bezpieczeństwo. Tak samo można zdefiniować wyjazd, podczas którego pracownik ma wziąć udział w jakiejś konferencji lub szkoleniu podnoszącym kwalifikacje – na polecenie pracodawcy.

To, co zazwyczaj jest określane jako delegacja służbowa, w rzeczywistości nazywa się formalnie oddelegowaniem. Co kryje się za tym pojęciem?

Oddelegowanie oznacza zmianę dotychczasowych warunków pracy w długiej perspektywie. Nie ma tu więc mowy o charakterze  incydentalnym, lecz stałym. To z kolei oznacza konieczność dopełnienia pewnych formalności:

• porozumienie stron – pracownik zgadza się na delegację i przyjmuje polecenie pracodawcy,
• wypowiedzenie zmieniające – pracownik odmawia wyjazdu, w związku, z czym dochodzi do oddelegowania pod przymusem. Niezastosowanie się do tego może grozić rozwiązaniem stosunku pracy.

Co istotne, zmiana stałego miejsca pracy zazwyczaj nie może mieć miejsca na podstawie ustnej umowy pomiędzy stronami. Najczęściej wymagana jest forma pisemna w postaci aneksu do umowy o pracę. Oddelegowanie może mieć charakter terminowy (np. na 3 miesiące) lub bezterminowy (aż do odwołania przez pracodawcę i wprowadzenia kolejnych zmian w umowie).

Za delegację można uznać sytuację, w której pracodawca kieruje pracownika do innego oddziału na kilka miesięcy, aby np. stworzył od zera nowy dział i pokierował jego pracą tak długo, jak będzie to niezbędne. Co ważne, oddelegowaniem będzie także wykonywanie obowiązków służbowych każdego dnia z innego miejsca, jeśli takie warunki zakłada umowa.

Podsumowując powyższe rozważania, różnice między podróżą służbową a oddelegowaniem prezentują się następująco.

Pamiętaj o tym, że to rozróżnienie pojęć może podlegać indywidualnej interpretacji. Jeśli uważasz,  że pracodawca zastosował taką formę wyjazdu, która okazała się dla Ciebie niekorzystna, a istnieją przesłanki do jej zmiany, możesz podjąć rozmowy na ten temat. Masz również prawo do tego, by dochodzić swoich praw w sądzie pracy. Weź jednak pod uwagę to, że sąd może przychylić się do Twojej interpretacji, ale nie musi. Wszystko zależy od tego, jakie argumenty i dowody przedstawisz.

Wydaje Ci się, że różnice między podróżą służbową a oddelegowaniem sprowadzają się jedynie do semantyki? Niestety, nie jest to zgodne z prawdą. Od tego, jak zostanie zakwalifikowany dany wyjazd, zależy m.in. to, jakie prawa i obowiązki dotyczą tak pracownika, jak pracodawcy.

Podróż służbowa

Jeśli pracownik zostaje skierowany do odbycia podróży służbowej, może liczyć na pokrycie kosztów transportu, noclegów i innych niezbędnych wydatków. Dodatkowo przysługuje mu dieta o określonej wysokości.

• Dieta krajowa – pracownikowi należy się 45 zł za dobę podróży służbowej. Jeśli trwa ona mniej niż 8 godzin, dieta nie przysługuje, a jeśli między 8 a 12 godzin, zostaje pomniejszona o połowę.
• Dieta zagraniczna – musi odpowiadać minimalnym kwotom diety w danym kraju. Dla przykładu, w Niemczech jest to obecnie 49 euro za dobę, a w Czechach 41 euro za dobę.

Oddelegowanie

Jeśli dochodzi do oddelegowania, zmieniają się warunki pracy określone w umowie między pracownikiem a pracodawcą. W aneksie do tego dokumentu strony mogą określić m.in., z jakiego miejsca będzie świadczyć usługi zatrudniony oraz na czym będą one polegać. Dodatkowo pracodawca może ustalić w porozumieniu albo wypowiedzeniu zmieniającym jakąś gratyfikację dla pracownika, który zgodził się na wykonanie tego polecenia. 

Warto mieć jednak świadomość tego, że nie jest to wymagane. Zgodnie z prawem pracownikowi nie należy się bowiem żadna rekompensata za to, że został oddelegowany do pełnienia obowiązków w innym miejscu pracy. Nie ma tu również przesłanek do wypłacania diety dziennej jak w przypadku podróży służbowej.

Zwróć szczególną uwagę na sytuację, w której oddelegowanie wiąże się z wyjazdem za granicę. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek zmiany wynagrodzenia za pracę na takie, które odpowiada minimalnym stawkom w danym kraju. Taka informacja musi zostać jednoznacznie określona w aneksie do umowy o pracę.

Cenisz sobie poczucie bezpieczeństwa, jakie wynika z posiadania ubezpieczenia firmowego? Zwróć uwagę na to, że w dużej mierze taka ochrona działa tylko w miejscu ubezpieczenia, którym jest zazwyczaj siedziba firmy. Gdy pracownik wyrusza w podróż firmową, może nie być zatem objęty zakresem ochrony ubezpieczeniowej.

Na szczęście, niektóre ubezpieczenia cechują się szerokim zakresem terytorialnym obejmującym również te szkody, do których doszło poza miejscem ubezpieczenia, a dokładnie w podróży służbowej, która ma charakter incydentalny. Takie możliwości daje, chociażby assistance.

Jeśli wykupisz to ubezpieczenie, możesz liczyć m.in. na następujące świadczenia, jeśli podczas podróży firmowej wystąpi jakaś szkoda:

• organizacja i pokrycie kosztów wizyty lekarza pierwszego kontaktu w miejscu pobytu ubezpieczającego lub pracownika ubezpieczającego,
• organizacja i pokrycie kosztów wizyty pielęgniarki w miejscu pobytu ubezpieczającego lub pracownika ubezpieczającego na terytorium RP, do wysokości ustalonego limitu,
• organizacja i pokrycie kosztów transportu medycznego ubezpieczającego lub pracownika ubezpieczającego w przypadkach niewymagających interwencji pogotowia ratunkowego,
• organizacja i pokrycie kosztów opieki domowej po hospitalizacji,
• organizacja i pokrycie kosztów przejazdu w celu zastępstwa w podróży służbowej,
• organizacja i pokrycie kosztów dostarczenia leków i drobnego sprzętu medyczno-rehabilitacyjnego do ubezpieczającego lub pracownika ubezpieczającego,
• organizacja i pokrycie kosztów procesu rehabilitacji,
• organizacja wypożyczenia lub zakupu sprzętu medyczno-rehabilitacyjnego,
• infolinia medyczna i rehabilitacyjna.

Istotną kwestię stanowi także ochrona firmowego mienia, które pracownik zabiera ze sobą w podróż służbową, np. laptopa lub telefonu. W tym przypadku przydatne okaże się ubezpieczenie elektroniki przenośnej i telefonów komórkowych od wszystkich ryzyk.

Chociaż w aktach prawnych na próżno szukać jednoznacznych definicji dotyczących podróży służbowej i delegacji, można wyczytać między wierszami to, co kryje się pod tymi dwoma istotnymi pojęciami. Zapoznanie się z tymi określeniami jest niezwykle istotne dla pracownika i pracodawcy, gdyż to stąd wynikają ich obowiązki oraz prawa będące skutkiem wykonywania pracy z innego miejsca niż zwykle.

Zagraniczna lub krajowa podróż służbowa oznacza krótkotrwały wyjazd, podczas którego pracownik udaje się w wyznaczone miejsce i wykonuje określone polecenie pracodawcy. Nie wpływa to w żaden sposób na stały stosunek pracy, a zatem nie wymaga sporządzania aneksu do umowy. W związku z podróżą służbową pracownikowi przysługuje m.in. zwrot kosztów podróży, jak również dzienna dieta.

Zupełnie odmienne zasady obowiązują w odniesieniu do oddelegowania. W tym przypadku dochodzi do zmiany aktualnych warunków zatrudnienia, które zostały ustalone w umowie o pracę. Takie polecenie musi mieć formalną postać i może mieć określony lub nieokreślony charakter czasowy. Co do zasady, za oddelegowanie nie należy się żadna dieta ani inna rekompensata.

Rozróżnienie między podróżą służbową a oddelegowaniem ma znaczenie nie tylko w kontekście wypłaty ewentualnej diety. Nie bez znaczenia pozostają również kwestie związane z ubezpieczeniem firmowym, jeśli przedsiębiorca zdecydował się na jego zakup. Z zasady, działają poza stałym miejscem pracy tylko wtedy, gdy wyjazd ma charakter incydentalny – czyli jest podróżą służbową, ale nie oddelegowaniem do innego miejsca.

Jesteś przedsiębiorcą i rozważasz korzyści płynące z posiadania ubezpieczenia firmowego? Jeśli zdecydujesz się na zakup ubezpieczenia, zwróć uwagę na ofertę LINK4. Wybrane ubezpieczenia możesz kupić w dogodny sposób, korzystając z jednej z trzech metod. Wystarczy tylko zadzwonić pod numer 668 444 444, wysłać wiadomość mailową na adres biznes@link4.pl lub spotkać się z agentem współpracującym z LINK4.

Szczegółowe informacje o produktach, limitach i wyłączeniach, a także OWU dostępne są na stronie www.link4.pl.

Jakie są korzyści z posiadania ubezpieczenia assistance na podróże służbowe?

W takim przypadku pracownik może liczyć na pomoc w ramach assistance medycznego i rehabilitacyjnego, jeśli zajdzie taka konieczność podczas podróży firmowej z dala od miejsca zamieszkania. Korzyść osiągnie również pracodawca, który może skorzystać z opcji pokrycia przez LINK4 kosztów przejazdu innego pracownika do miejsca podróży służbowej, jeśli wyznaczona do tego osoba doznała nieszczęśliwego wypadku i nie może realizować powierzonych jej obowiązków.

Czy ubezpieczenie pokrywa koszty leczenia za granicą podczas podróży służbowej?

Nie. Ubezpieczenie assistance w LINK4 działa tylko na terenie Polski.

Jakie dokumenty są potrzebne do zgłoszenia roszczenia związanego z podróżą służbową?

Potrzebujesz do tego numeru polisy, danych firmy oraz numeru Centrum Alarmowego. Jeśli LINK4 będzie potrzebować dodatkowych dokumentów, aby potwierdzić prawo do skorzystania z danego zdarzenia, takiej informacji udzieli Ci konsultant podczas zgłaszania szkody.

Jakie są najczęstsze wyłączenia w ubezpieczeniu dla podróży służbowych?

Zazwyczaj dotyczą szkód, do których doszło na skutek celowego działania i rażącego niedbalstwa, jak również pod wpływem alkoholu i innych środków odurzających. Dodatkowo, w LINK4 ochrona ubezpieczeniowa działa na wyjeździe wtedy, gdy ma on charakter podróży służbowej, ale nie oddelegowania.

Jakie ubezpieczenie jest najbardziej odpowiednie dla delegacji zagranicznych?

Przydatne okaże się assistance, jak również ubezpieczenie mienia z dodatkową klauzulą rozszerzającą zakres terytorialny ubezpieczenia elektroniki przenośnej poza terytorium Europy.

Źródła:

1. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19740240141