Mogłoby się wydawać, że prowadzenie własnej firmy wiąże się z koniecznością zakotwiczenia jej w pewnym fizycznym miejscu. Rzeczywiście, przez długi czas stwierdzenie to miało sens, gdyż usługi na rzecz klientów były świadczone jedynie stacjonarne. W cyfrowym świecie nie jest to jednak tak oczywiste, jak mogłoby się wydawać. Duża część przedsiębiorców działa w wirtualnym świecie, pozostając we własnym domu lub korzystając z ogólnodostępnych miejsc, w których można podpiąć się do sieci.

Czy w takim przypadku występuje konieczność posiadania fizycznej siedziby firmy? Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, to nie masz takiego obowiązku. Wystarczy, że podczas wypełniania wniosku do CEiDG zaznaczysz opcję „Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”. Mimo wszystko musisz jednak podać adres do doręczeń, na który będzie kierowana urzędowa korespondencja. Może to być również wirtualny adres dla firmy.

Jeśli prowadzisz spółkę cywilną, nie dysponujesz już swobodą wyboru w tym zakresie. Masz obowiązek podania adresu siedziby spółki, w której jest prowadzona działalność. To samo dotyczy również spółki handlowej.

Pamiętaj o tym, że nieruchomość może służyć za siedzibę firmy tylko wtedy, gdy dysponujesz do niej tytułem prawnym. Za taki może posłużyć m.in.:

•  prawo własności; 
• spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu;
• prawo użytkowania wieczystego;
• umowa dzierżawy;
• umowa najmu;
• umowa użyczenia.

Twoje dane firmowe, w tym adres siedziby firmy, znajdują się w wielu urzędowych bazach danych. To, gdzie dokładnie należy zgłosić zmianę w tym zakresie, zależy w dużej mierze od formy prawnej, która została wybrana przez przedsiębiorcę.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną, masz obowiązek naniesienia odpowiednich zmian w CEiDG. Możesz to zrobić osobiście w najbliższym urzędzie miasta lub gminy, listownie lub online, korzystając z portalu www.biznes.gov.pl i potwierdzając tożsamość profilem zaufanym lub e-dowodem.

Co z ZUS-em, GUS-em i urzędem skarbowym? Instytucje te korzystają z danych z CEiDG, więc najpewniej obędzie się bez konieczności składania osobnych wniosków. 

Stacjonarny lub wirtualny adres firmy należy zaktualizować w ciągu 7 dni od momentu, kiedy zmiana weszła w życie. Nie będzie Cię to nic kosztować, a nowy adres będzie widoczny w rejestrze najpewniej już kolejnego dnia roboczego. 

Jeśli prowadzisz spółkę osobową lub kapitałową i chcesz zmienić adres firmy, CEiDG w niczym Ci nie pomoże. Tego typu podmioty są rejestrowane w KRS i to tam należy nanieść zmiany. Jak to zrobić? W tym celu należy skorzystać z Portalu Rejestrów Sądowych, składając elektroniczny wniosek i zatwierdzając go podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. Pamiętaj, że wszystkie zmiany w KRS-ie są płatne. Wymaga to uiszczenia opłaty sądowej w wysokości 250 zł i opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, która jest równa 100 zł.

Na zmianę danych w KRS masz 7 dni od momentu, w którym firma przeniosła się pod nowy adres. Najczęściej nie trzeba będzie wprowadzać zmian w danych ZUS-u, GUS-u czy urzędu skarbowego, gdyż KRS poinformuje te instytucje o Twoim nowym adresie. Wyjątek stanowią płatnicy VAT-u, w przypadku których czasem zachodzi konieczność złożenia dodatkowego wniosku VAT-R w urzędzie skarbowym.

Zwróć uwagę na to, że w tym przypadku niewypełnienie obowiązku względem KRS-u może równać się poważnym problemom. Efektem niepoinformowania o zmianach może być wszczęcie postępowania przymuszającego, a nawet nałożenie grzywny. Dalszy brak reakcji ze strony spółki może skutkować jej rozwiązaniem i wykreśleniem z rejestru przedsiębiorców.

Posiadanie ubezpieczenia firmowego niesie za sobą szereg korzyści. Przedsiębiorca może bowiem liczyć na odszkodowanie, jeśli dojdzie do jakiejś szkody, mieszczącej się w zakresie ochrony w ramach ubezpieczenia mienia. Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej zapewnia ochronę przed finansowymi skutkami szkód wyrządzonych osobom trzecim w ramach prowadzonej działalności.

Niezależnie od tego, na jakie ubezpieczenie się zdecydujesz, musisz mieć świadomość tego, że w przypadku niektórych produktów ochrona ubezpieczeniowa jest świadczona tylko w miejscu ubezpieczenia, które jest wskazane w umowie. Jeśli nie zmienisz adresu firmy i dojdzie do szkody w nowej siedzibie firmy, możesz zatem nie otrzymać odszkodowania. Aby uniknąć takich i innych problemów związanych ze zmianą adresu w kontekście ubezpieczeniowym, jak najszybciej wprowadź konieczne zmiany w aktualnej umowie z ubezpieczycielem.

Jako przedsiębiorca masz obowiązki nie tylko względem instytucji, ale również innych podmiotów gospodarczych, które świadczą usługi na Twoją rzecz. Mowa tu przede wszystkim o dostawcach mediów, jeśli umowy z nimi są podpisane na Ciebie, a nie na właściciela nieruchomości, którą wynajmujesz lub użytkujesz na podstawie każdego innego tytułu prawnego niż własność.

Pamiętaj o tym, że część takich umów trzeba będzie zakończyć z zachowaniem ustalonego okresu wypowiedzenia. W przypadku pozostałych musisz zmienić miejsce świadczenia usług na nową siedzibę.

Stosowne zmiany muszą także zajść w materiałach marketingowych, którymi posługujesz się do promocji swojego biznesu. Najprostsze mogą okazać się zmiany w wirtualnych środkach reklamowych, takich jak np. strona internetowa, profile w social mediach czy wizytówka Google. Być może poradzisz z tym sobie samodzielnie, a jeśli nie, to z pewnością zajmą się tym osoby obsługujące te środki przekazu na co dzień, np. informatyk, agencja SEO czy social media manager. 

Nie zapomnij również o fizycznych materiałach marketingowych. Wszystkie stare wizytówki, banery reklamowe, katalogi w formie książkowej czy ulotki muszą zostać zutylizowane i zastąpione nowymi. To samo dotyczy również materiałów biurowych, np. pieczątek czy papieru sygnowanego znakami firmowymi. Chociaż wymiana wszystkich fizycznych przedmiotów, które przedstawiają stary adres, może okazać się kosztowna, to jednak jest niezbędna. Korzystanie z nieaktualnych danych może wprowadzać klientów w błąd, utrudniając Ci prowadzenie biznesu.

Skupiając się na urzędowych formalnościach, nie zapominaj o tym, co najważniejsze z biznesowego punktu widzenia. Aby firma działała i zarabiała na siebie, musisz mieć klientów lub kontrahentów korzystających z Twoich usług. Ci z kolei muszą wiedzieć, gdzie Cię znaleźć.

Zależy Ci na tym, by klienci podążyli za Tobą do nowej siedziby firmy? Poinformuj ich z wyprzedzeniem o tym, że biznes zostanie niedługo przeniesiony w inne miejsce. Choć tzw. poczta pantoflowa może okazać się bardzo skuteczna w tym zakresie, to jednak warto wdrożyć dodatkowe rozwiązania, np.:

• pisemną informację o nowym adresie firmy pozostawioną w starej siedzibie;
• komunikat w mediach społecznościowych;
• wiadomość mailową z informacją o zmianie;
• wręczanie wizytówek lub gadżetów promocyjnych prezentujących nowy adres;
• jeśli masz na to zgodę klientów i partnerów biznesowych – komunikaty SMS o zmianie adresu świadczenia usług.

Jeśli świadczysz usługi mobilnie i zmieniasz wirtualny adres, udostępnij go swojej bazie kontaktów biznesowych. Możesz skorzystać z tradycyjnej formy kontaktu i wysłać wiadomość z informacją o zmianie drogą mailową. Pomocne okażą się tu również media społecznościowe, zwłaszcza jeśli masz aktywny profil firmowy i prowadzisz bezpośrednią komunikację z klientami.

Mając stacjonarny lub wirtualny adres dla firmy, nie tylko spełniasz wymagania prawne. To także sposób na ułatwienie komunikacji z państwowymi organami, jak również z potencjalnymi klientami i partnerami biznesowymi. 

Zmiana adresu firmy nie oznacza zatem niedogodności w kontekście marketingowym czy ogólnobiznesowym. To także konieczność sprostania urzędowym formalnościom, gdyż w zdecydowanej większości przypadków taką zmianę należy zgłosić w określony sposób i w wyznaczonym terminie. Niespełnienie tego obowiązku wiąże się z kolei z poważnymi konsekwencjami.

Znasz już wszystkie miejsca, w których należy wprowadzić niezbędne zmiany, jeśli chodzi o adres firmy (CEiDG, KRS, bank, dostawcy usług itp.)? Gdy już dopełnisz wszystkich wymaganych formalności, możesz skupić się na innych kwestiach związanych z prowadzeniem własnego biznesu. Być może rozważysz zakup ubezpieczenia, które zapewni wypłatę odszkodowania w różnych sytuacjach objętych zakresem ochrony ubezpieczeniowej.

Jeśli zainteresuje Cię oferta LINK4, polisę możesz wykupić przez telefon, dzwoniąc pod numer 668 444 444. Formalności związane z zawarciem umowy załatwisz również drogą mailową, korzystając z tego adresu: biznes@link4.pl.

Szczegółowe informacje o produktach, limitach i wyłączeniach, a także OWU dostępne są na stronie www.link4.pl.

Czy ubezpieczenie firmy jest obowiązkowe?

Nie, jego posiadanie najczęściej jest nieobowiązkowe. To oznacza, że ostateczna decyzja należy do Ciebie: albo kupujesz ubezpieczenie i zapewniasz sobie poczucie bezpieczeństwa w pewnych kwestiach związanych z prowadzeniem biznesu, albo radzisz sobie samodzielnie z roszczeniami osób trzecich czy też z finansowymi skutkami uszkodzenia, zniszczenia lub utraty mienia firmowego. 

Jakie korzyści wynikają z posiadania ubezpieczenia firmy?

Posiadanie ubezpieczenia firmy zapewnia przedsiębiorcy poczucie bezpieczeństwa w różnych kwestiach związanych z prowadzeniem własnego biznesu. Konieczność wypłacenia odszkodowania osobie postronnej albo zakupu nowego sprzętu firmowego to spore wydatki, które mogą przekraczać finansowe możliwości wielu przedsiębiorców. Jeśli masz ubezpieczenie dopasowane do swoich potrzeb, należne odszkodowanie może pokryć takie niespodziewane wydatki, nie pogarszając sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

Jak dobrać ubezpieczenie dla swojej firmy?

Wybór ubezpieczeń firmowych jest szeroki i obejmuje wiele produktów, spośród których każdy przedsiębiorca znajdzie coś dla siebie. Przy podejmowaniu decyzji kieruj się własnymi potrzebami biznesowymi. Jeśli w Twojej branży zachodzi wysokie ryzyko wyrządzenia szkody osobowej lub rzeczowej osobom trzecim, dobrym wyborem okaże się ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Ochronę przed finansowymi skutkami uszkodzenia, zniszczenia lub utraty biurowego wyposażenia czy maszyn przemysłowych zapewni z kolei ubezpieczenie mienia.

Jak zgłosić szkodę i skorzystać z ubezpieczenia firmy?

W celu zgłoszenia szkody zadzwoń do Centrum Alarmowego, korzystając z numeru znajdującego się na polisie. Podczas rozmowy telefonicznej podaj swój numer polisy, dane firmy oraz okoliczności szkody. Pamiętaj, że ubezpieczyciel będzie potrzebować pewnych dokumentów, aby przeprowadzić proces likwidacji szkody. Zbierz je i dostarcz w wyznaczonym terminie, aby nie przedłużać procedury i jak najszybciej otrzymać należne odszkodowanie.